1 Wat is de functie-inhoud?

1.1 Asset Categorization & Inventory Responsibility

• Samenwerken met alle benodigde teams om een volledig overzicht van het asset-landschap te krijgen.
• Alle relevante asset categorieën voor de organisatie identificeren en definiëren.
• Verantwoordelijke toewijzen aan elke asset categorie.
• Verantwoordelijkheden afstemmen op het Roles & Responsibilities framework van de organisatie.
• Een volledige lijst opstellen van assets onder elke asset categorie.
• Zorgen voor nauwkeurigheid en volledigheid van de asset data.

1.2 Information Requirements & Inventory Execution

• Bepalen van essentiële informatievelden voor elk asset type (bv.: Locatie, Status, Lifecycle, …).
• Overleggen met stakeholders om hun informatiebehoeften te begrijpen.
• Een grondige inventarisatie uitvoeren om te bepalen waar en hoe assets worden beheerd.
• Methodes voorstellen om asset data toegankelijk te maken (bv.: Dashboard, geautomatiseerde rapportering…).

1.3 Security and Risk Assessment

• Zorgen voor naleving van interne beveiligingsbeleid en externe regelgeving.

1.4 Centralization strategy

• De haalbaarheid en voordelen van gecentraliseerd versus gedecentraliseerd asset management evalueren.
• De optimale aanpak aanbevelen op basis van de organisatiestructuur en behoeften.

1.5 Process Design

• Ontwerpen van processen voor het beheer van de asset lifecycle van aanschaf tot afvoer.
• Ontwerpen van workflows voor asset discovery, registratie, tracking en monitoring.
• Updatefrequentie, inventarisatielocatie en betrokken rollen definiëren.
• Zorgen voor duurzaamheid en schaalbaarheid van het asset management framework.
• Technische vereisten en specificaties ontwerpen voor asset management systemen en databases.

2 Wat verwachten wij van jou?

• Aantoonbare ervaring in asset management, voorraadbeheer of aanverwante consultancy-rollen.
• Sterke analytische en organisatorische vaardigheden.
• Bekendheid met asset management beleid en digitale inventarisatiesystemen.
• Uitstekende communicatie- en stakeholder engagement vaardigheden.
• Vermogen om zelfstandig te werken en gestructureerde resultaten te leveren.
• Security by design aanpak om een volledige security-analyse op asset categorieën te waarborgen.

3 Deliverables

• Asset category framework
• Een volledige en gevalideerde lijst van asset categorieën

• Documentatie van de criteria die gebruikt zijn om asset categorieën te definiëren

• Inventory responsibility matrix

• Een matrix die de verantwoordelijkheid voor elke asset categorie toewijst aan specifieke rollen/afdelingen

• RACI chart voor asset ownership

• Uitgebreide asset lijst

• Asset information schema

• Een gedetailleerde specificatie van vereiste datavelden per asset categorie (bv.: Serienummer, locatie, eigenaar, …)

• Inventory report and accessibility plan

• Een gedocumenteerde analyse van de eisen van stakeholders voor asset informatie

• Centralization recommendation

• Een aanbevelingsrapport over gecentraliseerd vs. gedecentraliseerd asset management met voor- en nadelen en impactanalyse

• Definitieve beslissing gedocumenteerd en goedgekeurd door relevante stakeholders

• Process and procedure documentation

• Gedefinieerde en gedocumenteerde processen voor:

  • Asset data update (frequentie, triggers, …)
  • Inventory audits (methode, frequentie, …)
  • Data access en rapportering

• Duidelijke Roles & Responsibilities voor elke processtap

• Implementation roadmap

• Een tijdslijn en actieplan voor de implementatie van het asset management framework
• Mijlpalen, verantwoordelijken en succescriteria.