Opdracht – Adoption / Project Manager Microsoft M365 (Business – IT)

1. Context

Het CHU Brugmann (openbaar universitair ziekenhuis, IRIS-netwerk, Brussel) heeft Microsoft 365 uitgerold en migreert meerdere historische Office-versies naar dit unieke platform. Bij gebrek aan coördinatie zijn er drie risico’s geïdentificeerd: de anarchistische vermenigvuldiging van collaboratieve ruimtes, de verspreiding van documenten, en een onvoldoende adoptie van de oplossingen door een gebrek aan begrip van de nieuwe mogelijkheden voor werkorganisatie die ze bieden. Dit derde risico is het meest bepalend: over de tools beschikken is niet genoeg als de teams het nut ervan voor hun dagelijkse activiteiten niet zien.

1. Doelstelling

De opdracht heeft als doel de adoptie van Microsoft 365 binnen alle directies te coördineren, gebruikers te trainen en te coachen — zowel individueel als in grote groepen — en de brug te slaan tussen de businessbehoeften en de technische verantwoordelijken om de configuratiekeuzes zo goed mogelijk af te stemmen op de belangen van IT en business, met respect voor de ziekenhuisbeperkingen: veiligheid, vertrouwelijkheid van patiëntgegevens, naleving van regelgeving.

1. Scope

De scope omvat alle oplossingen van de Microsoft 365-suite die ter beschikking worden gesteld aan de medewerkers, met prioriteit voor Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive en Copilot.

Adoptie en begeleiding van gebruikers: een opleidingsaanpak ontwikkelen en verzorgen die is aangepast aan de verschillende profielen (zorgverleners, administratief personeel, leidinggevenden), nabijheidscoaching bieden, ook individueel, en een netwerk van interne relais (“digitale champions”) in elke directie begeleiden.

Afstemming Business – IT: samen met de technische verantwoordelijken de belangrijke configuratiebeslissingen nemen — organisatie en naamgeving van de ruimtes, gecontroleerde aanmaak, interne en externe delen, gevoeligheidslabels, data loss prevention, retentie en levenscyclus — en deze beslissingen documenteren.

Projectcoördinatie: het projectplan opstellen en opvolgen, de comitologie begeleiden, de risico’s en afhankelijkheden opvolgen, en rapportages aanleveren.

Het vermogen om automatiseringen te ontwerpen en te ontwikkelen (Power Automate) en een goed begrip van identity & access mechanismen zijn een belangrijk pluspunt en zullen gewaardeerd worden bij de evaluatie van de kandidaturen.

1. Deliverables

2. Projectplan

3. Microsoft 365 gebruikscharter gevalideerd door het Stuurgroepcomité
4. Organisatiemodel van de ruimtes per directie en per project
5. Governance regels voor de levenscyclus van ruimtes
6. Opleidings- en communicatieplan

7. Dashboard voor adoptie en opvolgingsrapporten

8. Duur en organisatie

Initiële duur van 3 maanden, verlengbaar.

Opdracht in fulltime op de locatie in Brussel: aanwezigheid op locatie is vereist voor minimaal vier dagen per week, één dag telewerk per week is mogelijk. Volledige aanwezigheid op locatie heeft echter de voorkeur, aangezien de opdracht grotendeels rust op het organiseren van workshops en de nabijheidsbegeleiding van de teams.

Start zo snel mogelijk.

De titularis is verbonden aan de IT-afdeling en het Stuurgroepcomité, voorgezeten door de afdeling Strategie & Transformatie. Hij/zij werkt nauw samen met de teams van de IT-afdeling en de afdeling Strategie & Transformatie.

1. Gezocht profiel

2. Profiel dat adoptie en change management Microsoft 365 combineert en sterke projectcoördinatiecapaciteiten heeft, bij voorkeur ervaring in een complexe omgeving (ziekenhuis of publieke sector).

3. Beheersing van M365 governance modellen (naamgeving, levenscyclus van ruimtes, rechtenbeheer, archivering).
4. Bewezen vaardigheid in het trainen en begeleiden van niet-technische gebruikers, zowel in groep als individueel, en in het creëren van draagvlak bij teams waarvan de hoofdprioriteit zorgverlening is.
5. Vaardigheid om met technische profielen te communiceren om de configuratie af te stemmen.
6. Kennis van GDPR en gezondheidsgegevens.

7. Nederlands op professioneel niveau is een pluspunt; moedertaal Frans of gelijkwaardig, professioneel Engels.

8. Verwachte resultaten

Een homogene en duurzame adoptie van de tools binnen alle directies, een vermindering van de anarchistische aanmaak van ruimtes, gedocumenteerde praktijken, betere compliance en verhoogde productiviteit — ten dienste van een gedeelde digitale cultuur.

1. Modaliteiten

Maximumtarief: €720 per dag excl. btw, reiskosten inbegrepen.

Gelieve de onderstaande selectievraag te beantwoorden en een relevant cv, uw dagtarief en beschikbaarheid toe te voegen.