Relatiegeschenken: regels rond aftrekbaarheid

Als IT-zelfstandige wil je graag een goede band opbouwen met je klanten. Een relatiegeschenk kan daarbij helpen. Maar je vraagt je misschien af: is zo'n relatiegeschenk fiscaal aftrekbaar? In België gelden specifieke regels voor de aftrekbaarheid van relatiegeschenken. In dit artikel ontdek je wanneer en hoe een relatiegeschenk aftrekbaar is, wat de voorwaarden zijn rond btw en belastingen, en hoe je als IT-freelancer slim omgaat met deze kosten.

Belangrijkste punten in het kort

• 50% fiscale aftrekbaarheid: In België zijn relatiegeschenken in de regel voor 50% aftrekbaar als beroepskosten.
• Uitzondering – 100% aftrekbaar: Boven €250 kan een relatiegeschenk 100% fiscaal aftrekbaar zijn, maar dan moet je een fiscale fiche 281.50 opmaken en wordt het cadeau bij de ontvanger belast.
• Btw op relatiegeschenken: Je kan de btw volledig recupereren op maximaal één geschenk per klant per jaar, mits de waarde onder €50 (excl. btw) blijft.
• Voorkom een "vergiftigd geschenk": Hou de waarde onder de €250-drempel om te vermijden dat je klant belastingen moet betalen.
• 100% aftrekbare uitzonderingen: Geschenken tijdens buitenlandse zakenreizen en reclameartikelen met logo kunnen volledig aftrekbaar zijn.
• Houd administratie bij: Bewaar aankoopbewijzen en noteer per klant wat je gaf.

Wat zijn relatiegeschenken?

Relatiegeschenken zijn zakelijke cadeaus die je als ondernemer geeft aan klanten, prospecten of andere zakenrelaties. Het zijn attenties met een professioneel oogmerk: je bedankt een klant voor de samenwerking, viert een nieuw contract, of onderhoudt de goede relatie. Voor een IT-freelancer kunnen dit verschillende zaken zijn: een fles wijn bij projectoplevering, een gepersonaliseerde muismat, of bioscoopvouchers. Deze cadeaus worden fiscaal beschouwd als representatiekosten, waardoor ze onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar zijn als beroepskost.

Fiscale aftrekbaarheid van relatiegeschenken in België

50% aftrekbaar als algemene regel

De basisregel in België is dat zakelijke geschenken aan klanten voor slechts 50% aftrekbaar zijn van je belastingen. Dit betekent dat je de volledige kost in je boekhouding opneemt, maar bij de belastingberekening mag je maar de helft aftrekken van je winst.

Voorbeeld: Je geeft €80 uit aan een relatiegeschenk (excl. btw). Dan is €40 fiscaal aftrekbaar. Als je in de hoogste belastingschijf (50%) zit, levert die €40 aftrek je €20 belastingbesparing op. Bij een vennootschap met 25% vennootschapsbelasting bespaar je ongeveer €10.

Dure relatiegeschenken en 100% aftrek (de €250-grens)

Cadeaus met een waarde boven €250 (excl. btw) kunnen voor jou als gever 100% aftrekbaar zijn, mits je een fiscale fiche 281.50 opmaakt. Deze fiche bezorg je aan de fiscus en de ontvanger, waarin je meldt dat je een voordeel hebt gegeven.

Waarom? Omdat een geschenk van die omvang door de fiscus wordt gezien als een voordeel alle aard (VAA) voor de ontvanger. Jouw klant zal belastingen moeten betalen op het ontvangen cadeau – geen prettige verrassing. In de praktijk kiezen de meeste ondernemers ervoor om onder de €250-grens te blijven om dit te vermijden.

Voor vennootschappen geldt: maak je geen fiche op voor een gift > €250, dan riskeer je een speciale belasting (100% boete) op dat bedrag – de belasting op geheime commissielonen.

Btw op relatiegeschenken: wat mag je recupereren?

Volledige btw-aftrek voor geschenken < €50

Koop je een relatiegeschenk en wil je de btw terugkrijgen? Zorg dat de waarde onder €50 exclusief btw blijft. Bovendien geldt dit per stuk en per relatie, per kalenderjaar. Je mag per klant één cadeau per jaar geven van maximaal €50 (excl. btw) waarbij je de btw integraal aftrekt.

Geen btw-aftrek voor duurdere geschenken (≥ €50)

Overschrijdt het geschenk de €50-grens (excl. btw), dan is de btw niet aftrekbaar. Je mag wel de volledige brutokost (inclusief btw) opnemen als bedrijfskost, waarvan 50% aftrekbaar is voor de inkomstenbelasting.

Btw en uitgesloten goederen

Rookwaren en sterke dranken (meer dan 22% alcohol) komen nooit in aanmerking voor btw-aftrek als relatiegeschenk. Een fles wijn of champagne (onder 22% alcohol) valt hier niet onder en kan wel voor btw-aftrek in aanmerking komen als de waarde onder €50 blijft.

Uitzonderingen: wanneer zijn relatiegeschenken 100% aftrekbaar?

Relatiegeschenk tijdens buitenlandse zakenreis

Een cadeau gegeven tijdens een buitenlandse zakenreis is 100% fiscaal aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Het maakt niet uit hoe hoog de waarde is, zolang je kunt aantonen dat jij en de klant voor zakelijke redenen in het buitenland waren. Let op: deze uitzondering verandert niets aan de btw-regels (€50-grens blijft).

Reclameartikelen en promotiemateriaal

Echte reclamegeschenken (grote oplage, met logo, geringe waarde) zijn 100% aftrekbaar én de btw is volledig aftrekbaar. Voorwaarden: het moet gaan om voorwerpen van geringe waarde, voor een breed publiek, met je bedrijfsnaam onuitwisbaar aangebracht. Denk aan bedrukte pennen, USB-sticks met logo, of notitieboekjes.

Praktische tips voor fiscaal vriendelijke relatiegeschenken

• Kies het juiste moment: Geef bij voorkeur éénmaal per jaar per klant een geschenk, bijvoorbeeld rond de feestdagen.
• Hou het bescheiden: Mik op €30-€50 excl. btw voor optimale btw-recuperatie zonder fiscale complicaties.
• Let op btw-facturen: Zonder factuur geen btw-recuperatie. Vraag een factuur op naam van je zaak.
• Wees origineel binnen budget: Een relatiegeschenk hoeft niet prijzig te zijn om indruk te maken.

Boekhouding en administratie

• Gebruik aparte kostenrekeningen voor relatiegeschenken
• Boek de volledige kost; de 50% niet-aftrekbaar deel wordt bij de eindejaarsafsluiting verwerkt
• Bij btw: aftrekbaar indien < €50, anders boek je de btw als deel van de kost
• Bewaar alle bonnen minstens 7 jaar met notitie voor wie het geschenk was

Kort samengevat

• Relatiegeschenken = 50% aftrekbaar (standaard)
• Btw: Eén cadeau < €50 per klant/jaar → btw terug
• Hou cadeaus onder €250 om fiscale rompslomp te vermijden
• Buitenland & promo = 100% aftrek mogelijk
• Administratie op punt houden

Veelgestelde vragen (FAQ)

1. Voor hoeveel procent is een relatiegeschenk aftrekbaar
   Standaard 50%. Uitzonderingen: geschenken > €250 met fiche 281.50 of promogadgets met logo kunnen 100% aftrekbaar zijn.
2. Is de btw op relatiegeschenken aftrekbaar? Ja, maar alleen bij geschenken < €50 excl. btw, één per klant per jaar. Tabak en sterke alcohol uitgezonderd.
3. Moet mijn klant belastingen betalen op een ontvangen relatiegeschenk? Nee, tenzij de waarde ≥ €250. Dan moet je een fiche 281.50 opstellen en betaalt de klant belastingen.
4. Wat is het maximale bedrag voor een fiscaal voordelig relatiegeschenk? Voor btw-aftrek: < €50 excl. btw. Om belasting bij klant te vermijden: < €250.
5. Zijn geschenken aan personeel ook fiscaal aftrekbaar? Personeelsgeschenken hebben andere regels. Kerstcadeaus tot €40 per werknemer zijn bijvoorbeeld 100% aftrekbaar.