Kilometervergoeding voor zelfstandigen
Als ondernemer in België ben je vaak onderweg voor je zaak. Of je nu klanten bezoekt, leveringen doet of naar je kantoor rijdt, al die kilometers brengen kosten met zich mee. Met de kilometervergoeding kan je die kosten compenseren of fiscaal inbrengen. In deze gids kom je alles te weten over de kilometervergoeding voor zelfstandigen: wat het precies is, hoeveel ze bedraagt in 2025, en hoe je er optimaal gebruik van maakt. We bespreken zowel de situatie voor eenmanszaken (hoofd- en bijberoep) als voor zelfstandigen met een vennootschap. Daarnaast gaan we in op het verschil tussen een forfaitaire kilometervergoeding en werkelijke autokosten, de spelregels rond woon-werkverkeer, hoe je je ritten het best bijhoudt, en zelfs hoe je kilometers kunt doorrekenen aan klanten.
Verschil tussen forfaitaire kilometervergoeding en werkelijke kosten
Om je autokosten correct te verwerken, moet je het verschil kennen tussen een forfaitaire kilometervergoeding en de werkelijke verplaatsingskosten. Beide zijn manieren om beroepsmatige vervoerskosten te verrekenen, maar ze werken verschillend.
Kilometervergoeding (forfaitair)
Dit is een vast bedrag per beroepsmatig gereden kilometer. Het forfait dekt alle autokosten (brandstof, onderhoud, verzekering, enz.) voor die kilometer. Je hoeft dan niet elke individuele kost te bewijzen. Met een forfaitaire kilometervergoeding kun je dus per zakelijke kilometer een bepaald vast bedrag als kost boeken, zonder alle details van de uitgaven bij te houden.
Werkelijke autokosten
Je mag in plaats van het forfait ook de werkelijk gemaakte autokosten inbrengen. Je trekt dan alle uitgaven rond je voertuig af op basis van het zakelijke gebruik (bv. brandstof, herstellingen, verzekering, afschrijving,…). In de praktijk vergt dit meer administratie: je moet alle facturen en tickets bewaren en aantonen welk deel van de kilometers effectief voor het werk was. Gebruik je je auto niet 100% voor de zaak, dan is ook maar dat deel van de kosten aftrekbaar. Deze methode kan fiscaal gunstiger uitvallen als je wagen veel kost of intensief voor het werk wordt gebruikt, maar vergt meer nauwkeurigheid en bewijsvoering van jouw kant.
Hoeveel bedraagt de kilometervergoeding in 2025?
De vergoedingsbedragen worden regelmatig aangepast. We maken onderscheid tussen woon-werkverkeer en andere beroepsmatige verplaatsingen, want hiervoor gelden verschillende tarieven.
Woon-werkverkeer (€0,15/km)
Ritten tussen je woonplaats en een vaste werkplek (kantoor, atelier, winkel, …) worden niet als beroepskosten beschouwd. Je mag voor dit woon-werkverkeer enkel een beperkt forfait van €0,15 per km inbrengen. Dit tarief wordt niet geïndexeerd en blijft al jaren ongewijzigd.
Beroepsmatige verplaatsingen (~€0,42/km)
Voor werkgerelateerde verplaatsingen geldt een veel hoger forfaitair bedrag per kilometer. Dit bedrag wordt jaarlijks of elk kwartaal geïndexeerd. In 2025 komt dat neer op ongeveer €0,42 per km. Zo bedroeg het maximum €0,4320/km vanaf 1 april 2025 (volgens de kwartaalindex). Wie voor jaarlijkse index koos, hanteert €0,4415/km voor de periode 1 juli 2024 tot 30 juni 2025. Houd er rekening mee dat de forfaitaire kilometervergoeding in principe geplafonneerd is op 24.000 km per jaar (kilometers daarboven worden niet langer belastingvrij aanvaard zonder bewijs). Als zelfstandige mag je kiezen welk systeem je volgt (kwartaal of jaar) en bij elke nieuwe periode die keuze eventueel wijzigen. Beide systemen zijn vrij van belastingen en RSZ binnen de wettelijke grenzen.
Kilometervergoeding voor eenmanszaak (hoofdberoep)
Ben je zelfstandige met een eenmanszaak, deel je je kilometers op in drie categorieën :
- Privé-verplaatsingen: deze komen niet in aanmerking als beroepskosten (niet aftrekbaar).
- Woon-werkverkeer: ritten tussen je woning en een vaste werkplek worden als privé beschouwd. Je mag hiervoor enkel een forfait van €0,15/km inbrengen.
- Beroepsverplaatsingen: dit zijn alle verplaatsingen voor je zaak (klantbezoek, levering, aankoop voorraad, enz.). Voor deze kilometers mag je de forfaitaire kilometervergoeding (~€0,42/km) aanrekenen of ervoor kiezen de werkelijke autokosten in te brengen. Beide methodes zijn toegestaan, maar je mag voor dezelfde kilometer uiteraard niet dubbel tellen. De forfaitaire methode is eenvoudiger maar de werkelijke kosten methode kan voordeliger zijn als je hoge auto-uitgaven hebt.
Zelfstandige in bijberoep
Ook in bijberoep gelden dezelfde kilometervergoedingsregels als in hoofdberoep. Let er wel op dat je de kilometers van je loondienst (je eventuele job als werknemer) gescheiden houdt van de kilometers voor je eigen zaak. Woon-werkverkeer naar je bijberoep mag je eveneens aan €0,15/km inbrengen. Beroepsmatige kilometers voor je bijberoep kunnen aan het volledige forfait vergoed worden of via werkelijke kostenaftrek, net zoals bij eenmanszaken in hoofdberoep.
Kilometervergoeding via de vennootschap
Heb je een vennootschap, dan kan je jouw privéwagen gebruiken voor zakelijke verplaatsingen en je vennootschap een kilometervergoeding laten uitbetalen aan jou als bestuurder. Zolang je binnen de officiële maxima blijft, is deze vergoeding voor jou belastingvrij en vrij van sociale bijdragen. De vennootschap mag ze als kost inbrengen.
Indien je een bedrijfswagen ter beschikking hebt via de vennootschap, dan worden de autokosten rechtstreeks door de zaak betaald en kun je geen bijkomende kilometervergoeding voor die wagen ontvangen. Voor de overige verplaatsingen met je privéwagen gelden dezelfde tarieven: woon-werk aan €0,15/km en beroepsverplaatsingen aan het hoge forfait (kwartaal- of jaarbedrag).
Administratie: rittenregistratie en bewijs
Welke methode je ook gebruikt, hou steeds een rittenlogboek bij met datum, vertrek/bestemming en aantal kilometers. Zo kun je bij een controle aantonen welke trajecten je inbracht. Structureel te veel kilometers aanrekenen kan leiden tot verwerping van die kosten bij een audit. Gebruik je de methode van werkelijke kosten, bewaar dan ook alle tankbonnen, onderhoudsfacturen enz. als bewijsstukken in je boekhouding.
Kilometervergoeding doorrekenen aan klanten
Mag je je kilometers aan een klant aanrekenen? Ja, dat mag. Er zijn geen vaste regels of plafonds: je bepaalt zelf welk bedrag per km je factureert. Bijvoorbeeld, voor een opdracht van 50 km kun je €20 (aan €0,40/km) als verplaatsingskost op de factuur zetten. Let wel dat je btw moet aanrekenen op deze verplaatsingskosten, net zoals op je andere prestaties. De vergoeding die je van de klant ontvangt, wordt voor jou beschouwd als bedrijfsinkomen (waartegenover je natuurlijk de autokosten kunt afzetten in je resultatenrekening). Spreek liefst vooraf met je klant af hoe je eventuele verplaatsingskosten zult aanrekenen, om misverstanden te vermijden.
Kort samengevat
- Kilometervergoeding = forfait per km: Je kan als zelfstandige je autokosten verrekenen via een vast bedrag per kilometer in plaats van elke uitgave apart te boeken.
- Tarieven 2025: De forfaitaire vergoeding voor beroepskilometers bedraagt ongeveer €0,42/km in 2025 (het precieze bedrag verandert per kwartaal, bv. €0,4320/km vanaf 1 april 2025). Voor woon-werkverkeer geldt een vast tarief van €0,15/km.
- Hoofdberoep vs. bijberoep: De regels zijn vrijwel gelijk in hoofd- en bijberoep. In bijberoep moet je enkel opletten om de kilometers van je loondienst niet te vermengen met die van je eigen zaak.
- Vennootschap: Heeft je vennootschap jou een privéwagen, dan kan ze je daarvoor een kilometervergoeding onbelast uitbetalen. Bij een bedrijfswagen is geen km-vergoeding mogelijk.
- Forfait vs. reële kosten: Je kiest tussen de forfaitaire vergoeding of je werkelijke autokosten aftrekken. De forfait is eenvoudiger, maar eigen kosten inbrengen kan voordeliger zijn als je erg veel kilometers rijdt of dure auto-uitgaven hebt.
- Rittenadministratie: Houd een rittenlogboek bij van al je professionele ritten. Een goede administratie voorkomt problemen bij een controle.
- Kilometers doorrekenen: Je mag kilometers aan klanten aanrekenen, maar reken er btw op en beschouw het als normale omzet (met aftrek van de bijhorende kosten).
Veelgestelde vragen over kilometervergoeding voor zelfstandigen
Hoeveel bedraagt de kilometervergoeding voor zelfstandigen in 2025?
Voor beroepsmatige verplaatsingen in 2025 is de forfaitaire kilometervergoeding ongeveer €0,42 per km. Sinds 1 april 2025 geldt bv. €0,4320/km (volgens de driemaandelijkse index). Voor woon-werkverkeer blijft het vaste tarief €0,15/km. Dit zijn maximale bedragen voor een belastingvrije vergoeding; hogere vergoedingen zouden als loon worden beschouwd tenzij je hogere werkelijke kosten aantoont.
Kan ik woon-werkverkeer aftrekken als zelfstandige?
Woon-werkverkeer (de rit van thuis naar je vaste werkplek) wordt voor zelfstandigen niet als volwaardige beroepskost gezien. Je mag echter wel €0,15 per km inbrengen als kost voor deze verplaatsingen. Dit geldt zowel voor eenmanszaken als vennootschappen. Het is een beperkte tegemoetkoming, maar meer mag niet worden afgetrokken voor woon-werk.
Wat is voordeliger: de forfaitaire kilometervergoeding of werkelijke autokosten?
Dat hangt af van je situatie. De forfaitaire kilometervergoeding is eenvoudig: je houdt je zakelijke kilometers bij en vermenigvuldigt die met het forfait (geen bonnetjes nodig). Zolang je binnen het forfait blijft is het bedrag belastingvrij. Dit loont als je wagen niet overdreven duur is in gebruik en je niet extreem veel kilometers maakt. De werkelijke kosten aftrekken vergt meer administratie, maar kan voordeliger zijn als je een wagen hebt met hoge kosten of als je heel veel beroepskilometers rijdt. Maak eventueel beide berekeningen of vraag je boekhouder om advies, en kies de methode die voor jou het meeste oplevert.
Moet ik btw aanrekenen op de kilometervergoeding die ik doorreken aan mijn klant?
Ja. Zodra je kilometers aan een klant factureert, beschouwt de fiscus dit als deel van je dienst of levering. Je moet er dus btw op aanrekenen zoals bij je andere factuurlijnen. Het bedrag dat je aanrekent, geldt voor jou als bedrijfsinkomen (waar tegenover de autokosten staan die je uiteraard kunt aftrekken).
Is de kilometervergoeding belastbaar voor mij als zelfstandige?
Nee, zolang het gaat om een terugbetaling binnen de vastgelegde maxima is de kilometervergoeding niet belastbaar en vrijgesteld van RSZ/sociale bijdragen. Het wordt beschouwd als een onkostenvergoeding die de werkelijke kosten dekt. Pas wanneer je meer zou uitkeren dan de werkelijke kost of boven het forfait, wordt het overschot als loon gezien (met bijhorende belastingen).
